05. 05. 2025
Verfasst von: Larbi Abdenebaoui

Der Antrag ist zu kompliziert? Frag den Chatbot!

Die Illustration stellt eine ratlose Person vor einem Antragsformu-lar dar. Daneben erklärt ein Chatbot den Vorgang und hilft der Person beim Ausfüllen. — Viele Antragsformulare sind kompliziert und schwer zu verstehen. Ein ChatBot eines neuen KI-Systems soll den Menschen beim Ausfüllen von Formularen helfen, die Anforderungen erklären und Fragen beantworten.

Komplizierte Formulare und unklare Anforderungen – die Beantragung von kommunalen Leistungen ist oft eine Herausforderung. Das OFFIS – Institut für Informatik setzt genau hier an: Mithilfe eines KI-basierten Chatbots unterstützt es Bürgerinnen und Bürger beim Ausfüllen von Antragsformularen und erleichtert so den Zugang zu öffentlichen Leistungen. Das KI-System stellt den Menschen in den Mittelpunkt, erklärt den Prozess und sorgt damit für Transparenz und Inklusion.

BUKI: KI erleichtert den Zugang zu kommunalen Hilfen

Antragsformulare im öffentlichen Sektor sind oft so komplex, dass viele Bürgerinnen und Bürger diese nur schwer verstehen. Dies gilt insbesondere für Menschen, die auf kommunale Unterstützung angewiesen sind. Die Folge ist, dass ihnen berechtigte Leistungen nicht oder nur verzögert gewährt werden. OFFIS, das Oldenburger Institut für Informatik, leistet mit dem Projekt BUKI einen wichtigen Beitrag zur Inklusion und Partizipation dieser Gruppe, indem es sie dabei unterstützt, ihnen zustehende Hilfen rechtzeitig zu erhalten. Konkret entwickelt das BUKI-Team ein KI-System, das Antragstellende beim Ausfüllen von Formularen hilft, verständliche Erklärungen bietet und den Prozess wie ein Partner begleitet. OFFIS setzt das Projekt in Kooperation mit der Stadt Oldenburg und der GSG – Gemeinnützige Siedlungsgesellschaft mbH Oldenburg um.

KI baut bürokratische Hürden ab

Der aktuelle Fokus liegt auf dem Wohnberechtigungsschein. „Langfristig soll jedoch ein übertragbares Konzept entstehen, das auf viele andere Anträge angewendet werden kann“, informiert Projektleiter Dr.-Ing. Larbi Abdenebaoui. Die Forschenden verfolgen einen menschenzentrierten Ansatz, der auf den Grundwerten Gleichheit, Transparenz und Erklärbarkeit beruht. Diese Werte wurden in Workshops mit verschiedenen Stakeholdern herausgearbeitet und fließen in das Systemdesign ein. „Die innovative Lösung baut bürokratische Hürden ab und schafft einen einfachen und effizienten Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen“, meint Larbi Abdenebaoui, „und stellt damit einen wichtigen Schritt zu einer modernen, digitalen Verwaltung dar.“

Bot berät und achtet auf Vollständigkeit

Ein wesentlicher Bestandteil von BUKI ist ein auf dem neuesten Large Language Model (LLM) basierender Chatbot. „Dieser interaktive Helfer fungiert als Berater, indem er der antragstellenden Person gezielt spezifische Fragen zum jeweiligen Formular stellt“, erläutert Larbi Abdenebaoui. Dabei sorgt der Bot für eine einfache Navigation durch den gesamten Antragsprozess und stellt sicher, dass keine relevanten Informationen übersehen werden. Neben der sprachlichen Interaktion können die Nutzerinnen und Nutzer Bilder von den benötigten Unterlagen machen, aus denen die relevanten Informationen automatisch in das auszufüllende Formular übertragen werden. Die Forschenden befassen sich außerdem mit den rechtlichen, administrativen und ethischen Aspekten des KI-Einsatzes, um den Schutz persönlicher Daten und faire Entscheidungsprozesse zu gewährleisten.